探析企业档案管理中的保密问题

2022年02月21日 14:10来源:中龙翔建设集团浏览数:
 【摘要】随着现代经济的高速发展,档案保密管理工作十分重要,本文从强化档案保密意识, 提高档案管理人员的专业素质, 明确规定档案管理人员的工作职责, 建立健全档案管理管理制度,加强档案库房的安全建设,准确确定档案的保管期限, 做好档案密级的调整工作, 加强绝密档案的管理和保密八个方面提出了如何做好档案管理中的保密工作。 

  【关键词】企业;档案管理;保密工作 

  随着现代经济高速发展,企业间合作的日益增进,企业档案承载着企业的安全、生产、经营、管理等诸多方面的商业秘密。所以,档案保密工作管理是档案管理中的重中之重。 
  所谓档案管理中的保密工作,是指档案管理过程中对涉密档案的管理,主要包括涉密档案存放的硬件建设要求、涉密档案管理制度的健全、档案管理人员的保密责任、档案保密管理与利用的关系等。如果档案管理工作中某些不规范的行为会对企业商业秘密和安全构成威胁,能否做好企业档案管理过程中的保密工作,直接关系到企业的安全和利益,谁的保密工作做得好,谁就能在竞争中掌握主动,取得优势。因此档案保密工作正面临着一系列新问题,作为档案管理人员,必须强化档案安全意识,加强档案保密管理,做好档案密级调整、档案利用监督、档案开放中的保密等工作, 以及严格落实档案保管人员职责,确保档案保密管理工作规范有序。那么如何做好档案管理中的保密工作,在具体实践工作中,就以下八个方面阐述自己的几点粗浅认识。 
  1、强化档案保密意识 
  企业领导及档案管理部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感, 切实重视和不断强化档案保密工作,要加强档案保密、宣传工作的力度,经常开展对《档案法》、《保密法》的宣传教育,组织观看泄密案例教育等形式,多渠道、全方位地宣传档案保密工作,提高员工的保密观念、保密工作的自觉性和责任感,自觉履行保守国家秘密的义务。要认真贯彻“预防为主”的方针政策, 防止和克服麻痹大意的的思想和侥幸心理,要经常开展安全教育工作,讲明、讲清档案安全工作的重要性,讲足、讲透档案泄密的危害和后果,让档案安全意识真正深入人心,对涉密档案的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守档案保密制度,把安全责任意识贯穿于档案工作的始终,牢固树立“保密工作无小事”的责任意识,提高保密工作的自觉性和责任感。 
  2、提高档案管理人员的专业素质 
  档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作,档案管理需要各种高素质的人才,由于对档案的安全负有直接责任,一方面档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德,认真客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题,要热爱档案工作。发扬不求索取的无私奉献精神,做好档案管理每个环节的工作,一丝不苟,精益求精;同时要解放思想勇于创新,创造性地开展工作,及时提出工作新思路,使工作取得新突破。另一方面档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识。档案工作是一门管理科学,要实行科学化、标准化、规范化管理档案,必须努力学习和掌握好档案学基础理论基础和专业知识,要懂得档案学、档案管理学、档案保护技术学等基础理论,要熟悉和掌握管理学的一般原理和档案管理学知识及其在管理工作中的应用,档案管理人员还要熟悉本单位及其业务各部门的职能范围、业务分工和业务知识,熟悉和掌握自己所管档案的内容及与内容相关的文史等方面知识。 
  3、明确规定档案管理人员的工作职责 
  档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作中要做到“四不”,即不坏、不丢、不散、不乱。“不坏”.就是使档案保管碍完好无损.不致因各种不利因素而使档案毁坏:“不丢”.就是使档案绝对安全.不致因工作疏忽而使档案遗失或被盗。不仅保证档案实体安全.也要保证档案内容的安全:“不散”.就是要求档案的管理相对集中.不致因档案的分散保管而使档案管理不便:“不乱”.就是要求档案保管工作有条不紊.整齐规范.有规可循.有目可查。 
  现在企业档案管理已进入信息化时代,档案管理人员作为涉密信息的保管者,要增强责任感和紧迫感,充分认识到信息化条件下加强保密工作的重要意义。不准将涉密计算机或存储介质接入互联网;不准用非涉密计算机、传真机处置涉密信息。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。 
  4、建立健全档案管理管理制度 
  制度防线是维护档案安全的根本保障,要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的管理制度。在规章制度建设的基础上,应结合实际,建立一套规范、科学的规章制度,如档案实体安全的保管、保密、利用、交接、销毁制度、档案信息安全的学习培训制度、电子文件与电子档案的保管、利用制度和计算机档案信息系统网络应急预案及电子文件与电子档案异地备份制度等。制度建立后,要狠抓落实,加强对执行档案安全制度情况的监督检查,层层落实档案安全责任制,落实分管领导、责任人员,责任到人。 
  5、加强档案库房的安全建设 
  档案库房是做好档案保密、维护档案安全的基本保障,首先,档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施,并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次,档案库房应指定专人负责管理,落实双人双锁等严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。其三,涉及企业及国家秘密的档案应单独保管,要设带锁的移动密集档案架、带密码锁保险柜等,从保管条件上确保档案的安全。其四,应减少档案的破损率,延长档案的使用寿命。另外,要坚持日常监督与重点检查相结合,不定期组织全面细致的安全检查,在认真清点核对档案数目的同时,及时发现和消除档案库房的安全隐患,做到及时检查、及时清理,采取切实的有效措施,堵塞危及档案安全的漏洞。 
  6、准确确定档案的保管期限 
  根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30 年,机密级事项不超过20 年,秘密级事项不超过10 年。 
  7、做好档案密级的调整工作 
  对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远,为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要,应建立以下三个制度,一是建立划定密期制度,以便届满自行解密;二是建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案人员,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;三是建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设。 
  8 加强绝密档案的管理和保密 
  绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。首先,绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设带锁的移动密集档案架,带密码锁保险柜等,从保管条件上确保绝密档案的安全。其次,提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员有知密早、知密多、知密深的特点,因此,他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。 
  总之,当代世纪已进入一个信息时代,我们应抓住机会,与时俱进,建立更加高效的管理系统,更好地为单位的经营管理服务,为我国经济的高速发展助力,保守企业机密是每个员工必须履行的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责,做好企业档案保密工作,使档案信息得到充分的利用,将档案价值最大化,才能使企业利益最大化。




参考文献:
   张恒,雷志辉,丁晓等.一种改进的中值滤波算法.中国图象图形学报,2004, 9(4) : 408~411  

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