清晨的办公室

2021年04月16日 09:44来源:中龙翔建设集团浏览数:

很多日本企业把晨会作为贯彻经营理念、传达经营信息的重要方式。



文/曲军



清晨办公
有些日本企业的高管习惯提前上班,而且职位越高,去公司办公的时间越早。保持这种工作习惯的原因很多:有的是仿效前辈;有的是为了给下属作表率;有的是被领导要求这样做;也有的是为了避开上下班的交通高峰期,在清晨集中精力提前处理工作;还有的高管是为了与重要客户保持基本相同的工作时间。
清晨办公的好处确实很多,不仅可以提高当天的日程管理效率,还可以提前布置当天紧急的工作计划,避免或减少下属及重要客户的等待时间。
有一位社长除了出差或外出办公外,其余的每个工作日都坚持提前两个多小时到公司上班,几十年如一日。他给下属安排的工作指示大部分是在这两个小时内完成的,并且这位社长最信任、最得力的几位公司高管也同样如此。这家日本企业的日程管理井井有条,员工的工作效率也很高,不可否认,这位管理者的工作方式应该是主要原因。

清晨值班
有些日本企业要求所有部门实行清晨值班制度,每个工作日都要安排专人轮流值班,并且值班员工要提前半小时或一小时到达办公室,除了接听紧急电话外,还要打扫卫生等。当然,清晨值班的员工在当天的工作日程是有弹性的,可以提前下班。

晨会时间
据笔者观察,很多日本企业把晨会作为贯彻经营理念、传达经营信息的重要方式。根据企业规模和传统习惯,一些日本企业每天召开晨会,而另一些日本企业则每周或隔一段时间召开一次晨会。
随着网络技术不断发展,有些日本企业在最近几年已在公司大力推行网络会议或电话会议,尽量节省员工的时间。晨会时间的管理已经成为很多日本企业的重要日程管理内容,为了不影响日常业务秩序,很多日本企业尽量把具体的晨会时间提前告知本企业的重要客户。因此,在日本进行商务活动时,应提前了解要去拜访的日本企业是否有召开晨会的习惯以及晨会的时间安排。如果不了解这些基本信息而贸然拜访的话,可能会影响到彼此的工作效率。如果不合时宜地在客户的晨会时间内进行访谈,可能会产生一些不必要的误会。
虽然,员工面对面的传统集会方式依然居多,但是近年来采用网络视频、电话、电视等方式的会议,呈现增多之势。有一些日本的出版机构,会定期发行《晨会指南》之类的小册子。以下是晨会的几点注意事项:
1.准时开始。避免因拖延晨会时间,影响正常的工作。
2.时间不宜过长。一般情况下,晨会的召开时间应以15分钟左右为宜。
3. 地点不宜经常更换。一般情况下,应选择固定的办公场所。■

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